Mediebruket utvikler skreddersydde systemer for søknadsbehandling

Mediebruket AS har spesialisert seg på skreddersydd utvikling og drift av søknadsbehandlingsløsninger til store og små fond og stiftelser. De største systemene håndterer søknader for flere milliarder kroner. Men veien fram til det som i dag er robuste og effektive systemer, tilpasset hver enkelt kunde, har vært lang, humpete og lærerik.

Bommet første gangen

– Å utvikle og drifte løsninger for effektiv søknadsbehandling hos de som har penger å dele ut, er en nisje vi etter hvert har fått solid kompetanse på. For en del år siden utviklet vi et system for en større stiftelse, det første vi laget. Parallelt laget vi en versjon av systemet som også andre stiftelser kunne ta i bruk. De viste seg at vi bommet totalt, sier daglig leder Arild Finne Nybø i Mediebruket.

Foto av dagleg leiar Arild Finne Nybø i Mediebruket AS i samtale med finansminister Jan Tore Sanner på besøk hos Mediebruket. Foto: Thor-Aage Lillestøl.

STATSRÅD-BRIEF: Daglig leder Arild Finne Nybø (t.v.) orienterte finansminister Jan Tore Sanner om søknadsbehandlingsløsningene da han var innom Mediebruket på besøk hos PEAK Sunnfjord i februar 2020.

(Foto: Thor-Aage Lillestøl, Photoevent).

– Vi tok for lett på markedsundersøkelsen, og utviklet et søknadsbehandlingssystem som skulle passe alle, «one size fits all». Det viste seg rett nok at svært mange stiftelser var på jakt etter et godt system, men alle ville ha det på sin måte, tilpasset sine behov. Det var ikke det første systemet vårt egnet for.

Utviklerne i Mediebruket startet derfor på nytt, og satte i stedet opp et fleksibelt system.

– Den fleksible varianten har med seg det beste fra den første versjonen, men løsningen kan skreddersys til hver enkelt stiftelse sine behov. Dette har vist seg å være en ubetinget suksess, sier Finne Nybø.

Brukes av to av de største stiftelsene

To av de største sparebankstiftelsene i landet; Sparebankstiftinga Sogn og Fjordane og Sparebankstiftelsen Sparebanken Vest har tatt i bruk slike fleksible systemer for søknadsbehandling fra Mediebruket. Sparebankstiftelsene deler ut penger til veldedige formål fra overskuddet i bankene de eier, og må gjerne håndtere fra et hundretalls til flere tusen søknader. Denne prosessen forenkles med søknadsbehandlingssystemene fra Mediebruket, samtidig som sikkerheten blir ivaretatt.

– Når vi allerede hadde på plass løsninger for de største sparebankstiftelsene, så gikk det  raskt å sette opp en ny søknadsløsning for utdeling av ekstra penger i forbindelse med korona-pandemien, sier seniorrådgiver og prosjektleder Guro Bryn Høgheim i Mediebruket.

Skjermbilde av nettsida til Korona-fondet til Sparebanken Vest

TO FOND – TO INNGANGER: Til venstre er inngangen til det ordinære fondet til Sparebanken Vest. Til høyre er inngangen til bankens søknadsløsning for å tildele støtte fra Korona-fondet, som ble utviklet siste halvdel av mars. Begge er utviklet og driftes av Mediebruket.

(Skjermdump fra prosjektmidler.spv.no)

– Jeg er veldig positiv til jobben Mediebruket har gjort for oss, de har vært tilpasningsdyktige og flinke til å snu seg rundt etter hvert som problemstillinger har dukket opp, sier prosjektleder for samfunnsansvar Giske Eggen i Sparebanken Vest.

Er i bruk hos en rekke mindre stiftelser

Tilsvarende tilpassede løsninger for søknadsbehandling har Mediebruket utviklet for mindre sparebankstiftelser, så vel som andre typer pengeutdelende stiftelser og fond, som for eksempel Adam Ciesielskis Stiftelse, Norsk Fotografisk Fond og Billedkunstnernes Vederlagsfond.

– Mange stiftelser har overlappende behover, men alle har i tillegg unike behover. Det er dette som gjør søknadsbehandlingsløsningene Mediebruket leverer så gode, sier Bryn Høgheim. 

SØKNADSEKSPERT: Seniorrådgiver og prosjektleder Guro Bryn Høgheim på Mediebruket sitt kontor i Bergen har solid erfaring med leveranser av skreddersydde løsninger for søknadsbehandling.

(Foto: Kristine Slettehaug, Framtidsfylket)


«Løsningen kan skreddersys til hver enkelt stiftelse sine behov. Dette har vist seg å være en ubetinget suksess.»

– Løsningene er robuste men fleksible, og kan tilpasses hver enkelt stiftelse sine behover. For eksempel har de pengeutdelende fondene BONO og Norsk Fotografisk Fond andre behover enn Statens Kunstutstilling Høstutstillingen og Nasjonalmuseet for kunst, arkitektur og design, der kunstnerne sender søknad med for eksempel bilder, lyd eller video for å bli antatt til utstilling.

Skjermbilde frå BONO

SIKKER ID: Hos BONO må søkerne identifisere seg med BankID i søknadsbehandlingsløsningen som Mediebruket har utviklet.

(Skjermdump fra pkvv.bono.no)

Hvor trykker skoen?

Når en stiftelse skal vurdere innkjøp av et nytt søknadsbehandlingssystem, er det sjelden en god idé å si «Jatakk» til all mulig funksjonalitet. Jo mer skreddersydd avansert funksjonalitet som skal settes opp i løsningen, jo lenger leveringstid blir det, og prisen blir høyere. Det beste er derfor å starte med det mest nødvendige, og deretter utvide etter hvert som behovene melder seg.


«Det beste er derfor å starte med det mest nødvendige, og deretter utvide etter hvert som behovene melder seg.»

Seniorrådgiver Bryn Høgheim, anbefaler stiftelsen å først kartlegge hva som er de største tidstjuvene i behandlingsprosessen, hva som fungerer bra med dagens system, og hva som er mindre bra – hvor skoen trykker.

– Stiftelsen bør også se på hvilke henvendelser de får mest av. Hva trenger brukerne hjelp til? Hvilke oppgaver greier ikke søkerne å utføre enkelt på egen hånd? Et nytt system for søknadsbehandling bør, gjennom intuitive skjemaer med gode hjelpetekster, gjøre behovet for hjelp fra stiftelsen overflødig, sier Bryn Høgheim.

Analysen av dagens situasjon bør munne ut i en kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen er en oversikt over hvilken funksjonalitet som skal settes opp i den første versjonen av løsningen. En slik kan Mediebruket hjelpe med å sette opp.

Webutvikler Bernt Jacobsen Standal har erfaring med å sette opp mange ulike løsninger for søknadsbehandling, og kan stille de rette spørsmålene for å få avdekket behovene hos stiftelsen.

– Når behovene er avdekket blir vi enige om hva som må være med i første versjon, og hva som kan vente. Dette gir grunnlaget for at vi kan beregne en pris på utvikling og drift av systemet, sier webutvikleren.

– Personvernet må ivaretas best mulig

Mange søknadsskjemaer krever at søkerne gir fra seg personopplysninger. Det har derfor vært viktig både for stiftelsene og Mediebruket at dette blir håndtert på best mulig vis. All innsamling og behandling av personopplysninger skjer innenfor den norske personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR)

SKREDDERSYEREN: – Det eneste som er sikkert når vi starter utviklingen av et nytt system for søknadsbehandling, er at kunden ikke vil ha en blåkopi av det vi har utviklet for andre kunder, sier webutvikler Bernt Jacobsen Standal. Han har utviklet og drifter en rekke skreddersydde løsninger.

(Foto: Mediebruket)

Søkerne får gjennom personvernerklæringen informasjon om hvilke personopplysninger som blir lagret, hvorfor de blir hentet inn, og hvordan de blir brukt av stiftelsen. Søkerne må aktivt samtykke til bruken før de sender inn søknaden og personopplysningene. Behandlingen av dataene blir også regulert i en databehandleravtale mellom stiftelsen og Mediebruket.

Etter at personopplysningene er samlet blir det lagt til rette for at søkerne kan be om innsyn i hvilke opplysninger som er lagret om dem, og at opplysningene blir rutinemessig slettet når det ikke lenger er bruk for dem. Søkerne kan i tillegg når som helst be om å få slettet egne personopplysninger.

Løsningene sikrer god datakvalitet

For å gjøre behandlingen av søknadene enklest mulig og sikre god datakvalitet blir dataene som søkeren oppgir kontrollert så langt det lar seg gjøre før søknaden blir sendt inn. Organisasjonsnavn og organisasjonsnummer blir hentet fra Brønnøysundregistrene. Løsningen sjekker også at søkeren har tastet inn rett antall sifre på kontonummer og telefonnummer, at e-postadressen har rett format, og at postnummer og sted stemmer med hverandre.

INTEGRASJON MOT BRØNNØYSUNDREGISTERET: Søker trenger kun å fylle ut organisasjonsnavnet sitt i søknaden, så henter vi de resterende dataene direkte fra Brønnøysundregisteret. Enkelt for søker, og stiftelsen sikres riktige data.

Stiftelsene velger selv hvilken form for autentisering de vil at søkerne skal bruke. Noen bruker systemene som ligger i selve løsningen, mens andre gjør som Billedkunst Opphavsrett i Norge (BONO) og velger BankID. Det er også mulig å bruke Vipps sin BankID. Fordelen med sistnevnte er at den er gratis å bruke.

Mange fordeler med brukerregistrering

Stiftelsen velger selv om søkerne skal opprette en bruker i løsningen for å få sendt inn søknad. Mediebruket anbefaler slik brukerregistrering, både for søkeren og for søknadsbehandleren sin del. Dette gir mange fordeler. For det første blir søknaden «eid» av brukeren, som kan lagre søknaden som kladd, eller få mulighet til å redigere den fram til søknadsfristen. Når søknaden er sendt inn kan den få ulike statuser som brukeren kan se, f.eks.: «Levert», «Under behandling», «Avslått», «Innvilget» osv., alt etter hva stiftelsen ønsker.

«Ved å ha opprettet brukerprofil kan både søker og behandler få tilgang til arkiv med historikk.»  

Mange søkere sender årlige søknader til stiftelsene, og ved å ha opprettet brukerprofil kan både søker og behandler få tilgang til arkiv med historikk over tidligere innsendte søknader, status for disse, og om eventuell sluttrapport er levert. Søker slipper også å fylle ut generell kontaktinformasjon hvert år, fordi dette er lagret i systemet.

Søknadsbehandler kan også gi oppgaver til brukeren, som f.eks. kreve å få levert sluttrapport gjennom det samme systemet. Vi kan differensiere på hvem som skal levere sluttrapport og ikke, f.eks. basert på søknadssum eller søknadstype.

Brukervennlige skjemaer

På samme måte som det meste av funksjonaliteten i søknadsbehandlingsløsningen, så kan søknadsskjemaet skreddersys i den minste detalj til stiftelsen sine behov. Skjemaet kan settes opp på en enkelt side, eller som en søknad i flere trinn over flere sider. Det kan legges inn betinget logikk og verifisering, der brukeren får beskjed om at innholdet i feltene han har fylt ut ikke kvalifiserer til støtte, at noe mangler, at et beløp er for stort eller for lite, at formålet ikke er innenfor kravene til stiftelsen og så videre.

Tilpassede roller og varslinger

Behandlingsløpet varierer fra stiftelse til stiftelse, og kan tilpasses behovene. Det vanligste er å gi søker tilgang til å lagre egen søknad som kladd, redigere den, sende inn, og eventuelt levere rapport.
Søknadsbehandler kan gis full tilgang til å se, behandle, og eventuelt redigere søknader. Når behandlingen er ferdigstilt kan søknadsbehandler sende e-poster om tildeling og avslag fra samme system.

Revisor kan gis lesetilgang til alle sider, mens regnskapsfører kan gis tilgang til søknadslister for utbetaling.

SØKNADSBEHANDLER: Søknadsbehandler kan logge seg inn og få oversikt over alle innkomne søknader, og behandle disse.

Løsningene kan settes opp med ulike automatiserte varslinger. Det kan sendes varsel på epost og SMS om søknadsbehandlingen, frister og så videre. Søknadsbehandlere kan etter innlogging få oversikt over for eksempel gjenstående oppgaver.

Visualiséring av søknadsdata

Alle søknadsdata kan eksporteres som Excel-fil eller PDF-er. Noen stiftelser ønsker å visualisére dataene sine. For disse har vi utviklet lister og kakediagram. Statistikken kan baseres på alle tilgjengelige søknadsdata, f.eks. andel søkere i en bestemt kommune, eller hvordan pengene er fordelt etter demografi og geografi.

STATISTIKK: Noen stiftelser har ønsket å visualisere søknadsdataene sine. Statistikken kan baseres på alle tilgjengelige søknadsdata, f.eks. hvordan pengene er fordelt etter demografi og geografi.

En av de som har fått utviklet statistikk av søknadsdataene sine er Kunstsentrene i Norge. De forvalter Regionale prosjekter for visuell kunst, og alle profesjonelle kunstnere som har fått tildelt utstillingplass eller andre formidlingsprosjekter for visuell kunst i Norge kan søke om midler.

– Stipendet søkes via KiNs søknadsportal som er utviklet av Mediebruket. Mediebruket har også designet og tilpasset en unik brukerstatistikk med diagrammer som tydelig visualiserer hvordan Regionale prosjektmidler blir fordelt mht. region og ulike typer kunstinstitusjoner i hele landet, sier daglig leder Merete Hovdenak i Kunstsentrene i Norge.

– Dette er verdier som KiN årlig rapporterer til både Kulturrådet og Kulturdepartementet. Vi er svært fornøyd med det arbeidet Mediebruket har gjort så langt. Deres ansatte er alltid tilgjengelige, gir gode råd og veiledning, og utfører oppdrag skreddersydd vårt behov!

Tilpass løsningen til dine behover, men få råd om forbedring og effektivisering

Som nevnt har alle stiftelser unike behov og krav til hvordan søknadssystemet deres skal utformes, og alle søknadssystemer Mediebruket leverer er unike. Eksempler på tilpassinger som er gjort er integrasjon mot Microsoft Azure for sikker innlogging for søknadsbehandlerne, totrinns-godkjenning av søknader av andre par øyne internt, og publisering av godkjente søknader for transparens i tildelingene. Selv om stiftelser ofte har klare tanker om hvordan søknadsprosessen skal foregå, får man som kunde av Mediebruket løpende, gode råd basert på erfaringen vi har opparbeidet oss. Siden Mediebruket har lang erfaring med søknadsløsninger, både til små og store stiftelser, har vi ofte forslag til forbedringer stiftelsen selv ikke har tenkt over. Stiftelsen velger selv om man ønsker å fortsette som i dag, eller om man implementerer noen av rådene for å oppnå et nyansert og forbedret system rustet for fremtiden.