3 grunner til å digitalisere arbeidsflyten i søknadshåndtering

FAGBLOGG 

I en travel hverdag er det gunstig å effektivisere og skape en fin arbeidsflyt som gir deg og dine kollegaer en forbedret arbeidshverdag. I dag skjer mye av effektiviseringen gjennom teknologiske løsninger, og det finnes mange fordeler knyttet til å digitalisere prosessen for mottak og behandling av søknader. Her har vi plukket ut tre gode grunner.

1. Bedre tilgang til informasjon gir god samhandling

Rutineoppgaver kan effektiviseres, og hver automatiske prosess kan tilpasses og konfigureres slik at de passer din søknadsprosesess. Det kan bidra til å sikre økt samsvar og ferdigstillelse. Fordelene strekker seg over flere ansatte og avdelinger. I søk etter informasjon om søknader og dokumenter kan ansatte i hele organisasjonen dra nytte av bedre tilgang til informasjon, og produktiviteten vil på denne måten øke.

Med hele søknadsprosessen i et system vil all intern informasjon lagres på en og samme plass. Den som skal ta søknaden gjennom neste steg i prosessen vil derfor kunne se all tidligere informasjon som er lagret, gjennom eksempelvis rapportering, arkivering og historikk. God informasjons- og materialflyt gir god arbeidsflyt. På denne måten oppnår man en god koordinering og samhandling i søknadsprosessen.

2. Digitalisering kan gi redusert tidsbruk og dermed kostnadsbesparelser

Digitalisering kan bidra til å redusere tidsbruken de ansatte bruker på administrering, og frigjør dermed tid til andre ting. Det som ofte tar uker med behandling av søknader, kan gjøres på noen dager med en digital løsning.

For søknadsbehandlerne kan dette bety mer tid til andre arbeidsoppgaver og bedre vurderinger i arbeidet med søknader. På den måten kommer en inn på uttrykket “tid er penger”. En digital løsning som skaper effektivitet, er en investering som vil lønne seg over tid.

3. Redusert ineffektivitet og færre feil

Manuell håndtering av arbeidsflyt kan resultere i ineffektivitet og feil. Dersom man bruker tre forskjellige programvarer i håndteringen av hundre søknader er sannsynligheten større for at feil oppstår i prosessen ved en eller flere av søknadene. Enten dette skjer gjennom tapt informasjon, eller andre misforståelser mellom søknadsbehandlerne, kan konsekvensen være store. Dette kan skape frustrasjon blant ansatte grunnet økt arbeidsmengde, og tidsfrister kan dermed bli overskredet. En digitalisert løsning kan redusere muligheten for menneskelige feil.
Se løsninger vi har levert
crossmenu linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram