Den spede starten
Strategien til det nye selskapet var å utvikle èn løsning for søknadsbehandling, som alle pengeutdelende stiftelser kunne ta i bruk. Det vil si at målet var å gjøre den mest mulig skalerbar. Prototypen ble utviklet i samarbeid med èn sparebank, den som først hadde tatt kontakt og motiverte oss til å satse. Løsningen ble blant annet presentert på Stiftelseskonferansen i 2019, og den første versjonen og tanken bak systemet ble også luftet for det amerikanske markedet, og ble godt mottatt der.
Men, etter hvert som Stiftio gikk i tett dialog med potensielle kunder viste det seg at det eneste de hadde felles var at de trengte et godt system for søknadsbehandling. Alle stiftelsene hadde ulike ønsker og krav til hva systemet skulle kunne gjøre; hvordan søknadsskjemaene, -prosessen og -behandlingen skulle være. Det gjorde at det kun var et par av de 30-40 stiftelsene vi hadde kontakt med som kunne bruke «one size fits all»-løsningen til Stiftio. Videre utvikling ble derfor ikke lønnsom, og ble lagt på is.
Hva gjorde vi feil? Svaret er enkelt: Vi gjorde alt for dårlig markedsundersøkelse, og satset på at alle stiftelser hadde de samme behovene som pilotkunden vår hadde. Det var en dyr tabbe, og feilen er ene og alene vår.
«Søknadsbehandlingssystem 2.0»
Men, så skjedde det ting… En stund etter at Stiftio-prosjektet ble lagt på is ble vi spurt om systemet kunne brukes til å behandle søknader fra kunstnere om å bli antatt til Statens Kunstutstilling Høstutstillingen. Deadline var om èn måned, og vi så raskt at Stiftio-løsningen ikke var egnet til dette formålet.
Men etter å ha studert kravspesifikasjonen så vi derimot at behovene kunne løses med annen programvare på en enklere og mye mer fleksibel måte enn vi hadde gjort med den skalerbare modellen. Etter en måned med intens utvikling og testing kunne Mediebruket lansere en første versjon av et søknadssystem skreddersydd for Høstutstillingen, slik at kunstnerne i tide fikk sendt inn beskrivelse, bilder og video av verkene sine, og den nasjonale juryen via systemet fikk behandle søknadene på en god måte.
Vi så da at den fleksible løsningen kunne bygges for å passe til alle former for søknadsbehandling, og kom raskt i gang med å lage tilpassede systemer til sparebankstiftelser, rettighetsorganisasjoner og andre fond og stiftelser. Systemene kunne også brukes til å avvikle digitale årsmøter med avstemming, noe som var populært under Covid-19-pandemien.
Fleksibelt system
Det videreutviklede systemet Mediebruket tilbyr for søknadsbehandling i 2024 er veldig fleksibelt, har tatt mindre tid for oss å utvikle enn «Stiftio»-varianten, og er dermed mye billigere for kundene. I motsetning til for ti år siden kan vi nå sette opp hele behandlingsforløpet nøyaktig slik søknadsbehandleren ønsker å ha det, i tråd med de skjerpede kravene til personvern og universell utforming, men likevel raskere og og til en lavere pris. Alt fra store banker som deler ut hundrevis av millioner, til små stiftelser og fond som deler ut et par titusen tredje hvert år, har tatt i bruk de nye søknadsløsningene fra Mediebruket.
Vi kan i dag levere en skreddersydd og komplett logistikkløsning for søknadsbehandling, som eksempelvis kan inneholde følgende funksjonalitet:
Brukerkonto-system for søkere og saksbehandlere, med enkel registrering for søkerne.
Forskjellige søknadsskjemaer til bruk i ulike kampanjer.
Søkere kan lagre en kladd og fortsette søknaden senere.
Saksbehandlerne kan kommentere på søknaden internt seg imellom.
Godkjenning av søknad i flere steg, f.eks. flere ledd i en jury.
Flerårige tildelinger.
Intern og offentlig statistikk over tildelte og tilgjengelige midler.
Utsending av e-poster til en eller flere brukere med e-postmaler, for eksempel bekreftelse på innsendt søknad, og e-poster om tildeling og avslag til søker.
Periodestyrte sluttrapportkrav hos søkerne, der de må dokumentere bruken av støtten.
Automatiske purringer ved utelatt sluttrappport / manglende informasjon på søknad
Sikker drift og lagring av all data i vårt administrerte hostingmiljø.
Integrasjoner mot interne systemer, f.eks. regnskapsprogram, ansattdatabaser osv.
Andre funksjoner skreddersydd til søknadsbehandleren sine behov.
Autentisering / registrering med BankID eller Vipps.
Søknadshistorikk på søkere / organisasjoner
Publisering / fremheving av godkjente søknader
Integrasjon mot enhetsregisteret i Brønnøysundregisteret, oppslag på organisasjoner / lag osv.
Oppdeling av søknader, en søknad kan deles opp og få tildeling av to ulike fond med forskjellige beløp
Loggføring av alle endringer i søknader utført av saksbehandler; hvem som endret status, tildelte beløp osv.
PDF-eksport av søknader med ønsket innhold og utseende
Søknadssystemer fra Mediebruket
Vil du vite mer om hva vi kan hjelpe dere med?