Stiftelseskonferansen hjelper oss å utvikle bedre systemer for digital behandling av søknader

Søknadssystemet fra Mediebruket håndterer mange ulike former for søknader. På Stiftelseskonferansen vil vi lære mer om behovene til stiftelsene.

Da forrige stiftelseskonferanse ble holdt i regi av Lotteri- og stiftelsestilsynet, i 2019, var vi i Mediebruket allerede i god gang med å utvikle digitale løsninger for å ta imot og behandle søknader. Målet med deltagelsen vår var å snakke med representantene for stiftelsene, og lære hvordan stiftelser som deler ut penger tar imot og behandler søknader.

Hovedlærdommen den gangen var at så og si alle pengeutdelende stiftelser har hver sitt unike  behandlingsforløp. Noen har siling av søknadene allerede ved utfylling av skjema, der søker får beskjed om hun eller han er kvalifisert for å motta støtte. Noen har løpende søknadsfrist og tildelinger, mens andre har en eller flere søknadsfrister i løpet av året.

Research for å bli bedre

Men i internettsammenheng er 2019 svært lenge siden. Utviklingen på det digitale feltet har vært voldsom på de siste fem årene. Samtidig har vi videreutviklet systemene vi tilbyr i takt med behovene hos de organisasjonene som bruker søknadsløsningene våre. De kjenner vi godt. Nå ønsker vi å øke kunnskapen om hvordan de stiftelsene som derimot ikke har et system i dag behandler søknader, hvordan de ivaretar sikkerhet og personvern, hvordan utvelgelsen av stipendmottakere skjer, hvordan rapporteringen skjer fra de som har mottatt midler, og så videre. Lærdommen vil vi bruke til å videreutvikle løsningene vi tilbyr.

Siden vi hadde stor nytte av å gjøre slik research på forrige stiftelseskonferanse, så kommer vi til å gjøre det samme ved å delta på Stiftelseskonferansen 2024, der årets tema er «Stiftelsar i samtida – rigga for framtida». Vi ønsker at systemene vi leverer skal være fleksible slik at de kan skreddersys og tilpasses hver enkelt stiftelses behov. Da trenger vi mest mulig data.

Store forskjeller på «baksiden»

Det er på «baksiden» av systemet de største forskjellene ligger. Stiftelser som mottar tusenvis av søknader, som for eksempel store sparebankstiftelser som deler ut penger til allmennyttige formål, har helt andre krav til behandlingsløpet enn en liten stiftelse som kun tar imot søknader fra spesielt inviterte kandidater innenfor en snever målgruppe.

De store har gjerne behov for å kunne godkjenne en søknad i flere steg, ved å for eksempel bruke juryer innenfor ulike fagfelt, eller geografiske områder. Noen trenger å ha automatiserte forespørsler og påminnelser om sluttrapporter, automatiske e-poster om opprettelse av brukere til søkerne, lenke til lagret kladd, bekreftelse på innsendt søknad og tildeling eller avslag, løpende statistikk over hvor mye som er delt ut og kanskje hvor mye som gjenstår av potten, sikker innlogging med BankID, kobling mot Brønnøysundregistrene og ulike roller og tilganger for de ulike nivåene i behandlingsprosessen.

Fleksibelt system

Søknadssystemet fra Mediebruket er utviklet for å kunne settes opp til å håndtere mange ulike former for søknader, ikke bare søknader om penger. For eksempel blir søknadene kunstnerne sender inn for å bli antatt på Statens Kunstutstiling Høstutstilling behandlet i er system vi har levert. Likeså har systemet blitt brukt til digitale årsmøter, noe som var særlig poulært under pandemien. Og bedrifter kan bruke søknadssystemet til å ta imot og behandle sponsorsøknader.

Men to dager i april på Stiftelseskonferansen 2024 er det stiftelser sine behov for tilpassede søknadsløsninger vi fokuserer på. Skal du til Førde de dagene, og har innspill til oss, så setter vi stor pris på om du griper tak i Eivind, Bernt eller Guro, eller tar kontakt med en av oss på telefon eller epost, så kan vi avtale å møtes. Snakkes gjerne!